중국 거래처와 일을 시작하면 가장 자주 사용하게 되는 도구 중 하나가 위챗(WeChat)입니다.
저도 중국 관련 업무를 하면서 거래처와 연락할 때 위챗을 거의 매일 사용합니다. 한국에서는 이메일이나 사내 메신저로 처리할 일을 중국에서는 위챗으로 바로 주고받는 경우가 많습니다.
제품 사진이나 견적서 전달, 납기 확인, 일정 조율처럼 간단한 업무부터 실제 거래와 연결되는 내용까지 위챗에서 오가는 일이 많다 보니 저한테는 단순한 메신저보다 업무 도구에 더 가깝습니다.
특히 PC 위챗, 번역, 위치 공유, QR코드, 미니프로그램까지 함께 사용하면 중국 거래처와 일하거나 현지 출장을 다닐 때 훨씬 편합니다.
이번 글에서는 제가 실제로 중국 거래처와 위챗을 사용하면서 자주 쓰는 기능과 주의할 점을 정리해보겠습니다.
중국 거래처와 일할 때 PC 위챗을 같이 쓰면 편합니다
업무용으로 위챗을 사용한다면 모바일만 쓰기보다 PC 버전도 같이 사용하는 게 편합니다.
저도 사무실에서는 PC 위챗을 거의 항상 켜놓고 사용합니다.
중국 거래처에서 받은 견적서나 발주서, 제품 사진 같은 파일을 PC에서 바로 확인하고 저장할 수 있고, 긴 중국어 내용을 입력하거나 파일을 첨부할 때도 휴대폰보다 훨씬 편합니다.
특히 여러 거래처와 동시에 대화할 때는 모바일보다 PC 화면에서 대화 내용을 확인하는 게 수월합니다.
중국 거래처와 위챗으로 업무를 자주 한다면 PC 버전은 거의 필수에 가깝다고 느끼고 있습니다.
중국어 메시지는 위챗 번역 기능을 활용합니다
중국 거래처와 대화하다 보면 중국어로 긴 메시지를 받을 때가 많습니다.
간단한 내용은 위챗 안에서 바로 번역해서 확인할 수 있어 빠르게 내용을 파악할 때 편합니다.
음성 메시지를 받았을 때 바로 듣기 어려운 상황이라면 음성 내용을 문자로 확인하는 기능도 활용할 수 있습니다.
다만 저는 금액, 수량, 납기, 제품 규격처럼 중요한 업무 내용은 번역 결과만 믿지 않습니다.
번역이나 음성 인식으로 먼저 내용을 파악하더라도 실제 주문이나 일정에 영향을 주는 내용이라면 중국어 원문을 다시 확인합니다.
업무용 메신저에서는 번역이 편한 기능인 건 맞지만, 중요한 숫자나 조건까지 자동 번역에 맡기는 건 피하는 편입니다.
위챗으로 받은 중요한 파일은 바로 저장해두는 게 좋습니다
위챗으로 업무를 하다 보면 견적서, 단가표, 제품 사양서, 계약 관련 자료처럼 나중에 다시 확인해야 하는 파일을 많이 받게 됩니다.
이런 자료를 대화창에만 남겨두는 건 추천하지 않습니다.
예전에 받은 파일을 다시 열어보려고 했는데 시간이 지나 확인할 수 없었던 경험이 몇 번 있었습니다.
그래서 저는 나중에 다시 사용할 가능성이 있는 자료라면 받는 즉시 PC에 따로 저장해둡니다.
특히 견적서나 발주 관련 자료는 업체명과 날짜를 기준으로 폴더를 만들어 정리해두면 나중에 다시 찾기가 훨씬 편합니다.
위챗 대화창을 파일 보관함처럼 사용하는 것보다 필요한 자료는 별도로 관리하는 편이 안전합니다.
중국 출장에서는 위치 공유 기능이 유용합니다
중국 출장을 다닐 때도 위챗을 사용할 일이 많습니다.
거래처 담당자와 만나기로 했는데 장소를 설명하기 애매할 때는 주소를 길게 입력하는 것보다 위챗으로 위치를 바로 공유하는 편이 편할 때가 많습니다.
특히 공장이나 산업단지, 큰 건물 내부처럼 주소만으로 위치를 설명하기 어려운 곳에서는 위치 공유가 꽤 유용합니다.
저도 중국 출장 중 거래처 담당자와 만날 때 위치를 주고받는 기능을 자주 사용합니다.
처음 만난 거래처는 QR코드로 바로 추가합니다
중국에서는 처음 만난 업체 담당자와 연락처를 교환할 때 위챗 QR코드를 사용하는 경우가 많습니다.
명함을 주고받더라도 이후 실제 연락은 위챗으로 이어지는 경우가 많기 때문에 QR코드를 스캔해 바로 친구로 추가하면 편합니다.
출장이나 전시회에서는 하루에도 여러 사람을 새로 추가할 수 있습니다.
이럴 때는 나중에 누가 어느 회사 담당자였는지 헷갈리지 않도록 업체명이나 담당 업무를 알아볼 수 있게 정리해두는 게 좋습니다.
저도 전시회나 출장에서 여러 명을 한꺼번에 추가한 뒤 시간이 지나면 누구였는지 기억이 안 나는 경우가 있어서, 추가할 때 바로 구분해두는 편입니다.
위챗 미니프로그램은 중국 출장에서도 유용합니다
위챗을 사용하면서 편하다고 느끼는 기능 중 하나가 미니프로그램(小程序)입니다.
쉽게 설명하면 별도의 앱을 설치하지 않고 위챗 안에서 실행할 수 있는 작은 서비스라고 생각하면 됩니다.
제가 중국에서 사용할 때는 택시 호출에 사용하는 DiDi(滴滴)나 음식점·배달 서비스로 많이 사용하는 Meituan(美团) 같은 서비스도 위챗 안에서 이용할 수 있었습니다.
중국에 갈 때마다 필요한 앱을 전부 따로 설치하지 않아도 위챗에서 여러 서비스를 이용할 수 있다는 점이 편합니다.
다만 서비스에 따라 중국 휴대폰 번호나 로그인, 추가 인증이 필요한 경우도 있습니다.
그래서 위챗 미니프로그램이라고 해서 모든 기능을 별도 인증 없이 바로 사용할 수 있다고 생각하기보다는, 필요한 서비스가 있다면 현지에서 실제 이용 가능한 조건을 확인하는 편이 좋습니다.
WeCom은 위챗과 어떻게 다를까?
중국 관련 업무를 하다 보면 일반 위챗뿐 아니라 WeCom(企业微信·기업위챗)을 접하게 되는 경우도 있습니다.
WeCom은 개인용 위챗과 연계해서 사용할 수 있는 기업용 업무 플랫폼입니다.
저 역시 외부 거래처와 빠르게 연락할 때는 위챗을 사용하고, 중국 쪽 내부 협업 업무를 확인할 때는 WeCom을 함께 사용하고 있습니다.
두 서비스를 실제로 같이 사용해보면 역할이 조금 다르게 느껴집니다.
위챗은 거래처와 빠르게 메시지를 주고받거나 사진과 파일을 전달하는 데 편하고, WeCom은 기업 내부에서 업무를 관리하고 구성원끼리 협업하는 용도로 사용하기 좋습니다.
저한테는 이제 위챗과 WeCom 모두 매일 확인하는 업무 도구가 됐습니다.
중국 거래처와 위챗으로 일할 때 제가 가장 신경 쓰는 것
위챗은 빠르고 편하지만 업무 내용까지 모두 메신저에 의존하는 건 조심할 필요가 있습니다.
특히 금액이나 수량, 납기, 계약 조건처럼 나중에 문제가 될 수 있는 내용은 대화 중 한 번 더 확인하는 편이 좋습니다.
저는 중요한 파일은 바로 별도로 저장하고, 자동 번역을 사용한 내용도 중요한 숫자나 조건은 원문을 다시 확인합니다.
출장이나 전시회에서 새로 알게 된 담당자는 나중에 알아볼 수 있도록 바로 정리해둡니다.
위챗을 단순히 메시지를 보내는 앱으로만 사용하는 것보다 이런 작은 습관을 함께 들이면 실제 업무에서 훨씬 편해집니다.
중국에서는 위챗이 단순한 메신저 이상으로 사용됩니다
중국에서 위챗을 실제로 사용해보면 카카오톡과 비슷한 메신저라고만 설명하기는 어렵습니다.
거래처와 메시지를 주고받고 파일을 보내는 기본 기능뿐 아니라 번역, 음성 메시지 확인, 위치 공유, QR코드 연락처 교환, 미니프로그램까지 하나의 앱 안에서 활용할 수 있기 때문입니다.
저 역시 중국 거래처와의 연락부터 출장 중 위치 공유, 각종 미니프로그램 이용, WeCom을 통한 내부 업무 확인까지 위챗과 연결된 기능들을 거의 매일 사용하고 있습니다.
처음 중국 거래처와 일을 시작하거나 중국 출장을 준비한다면 모든 기능을 한꺼번에 익힐 필요는 없습니다.
우선 PC 위챗, 번역, 파일 저장, QR코드, 위치 공유 정도부터 익혀두면 실제 업무에서 바로 도움이 됩니다.
필요할 때 미니프로그램이나 WeCom까지 하나씩 사용 범위를 넓혀가면 됩니다.